E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Was Ihr Betrieb jetzt vorbereiten sollte

Kurzantwort

Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für erfasste inländische B2B-Umsätze endet die allgemeine Übergangsfrist zur Ausstellung Ende 2026. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft sie bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Empfangen und ausstellen sind zwei verschiedene Aufgaben

Wer 2026 noch PDFs verschickt, kann trotzdem bereits zum Empfang strukturierter E-Rechnungen verpflichtet sein. Genau diese Unterscheidung ist für kleine Betriebe wichtig: Die Übergangsregeln verschieben die Ausstellung, nicht grundsätzlich die Fähigkeit zum Empfang.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten. Eine gewöhnliche PDF-Datei mit sichtbarem Text ist deshalb nicht automatisch eine E-Rechnung. Beim hybriden ZUGFeRD-Format steckt zusätzlich eine Rechnungs-XML im PDF. Für die Buchhaltung muss dieser strukturierte Teil zugänglich bleiben.

Definieren Sie deshalb nicht nur eine Empfangsadresse, sondern auch Zuständigkeiten: Wer öffnet die Datei, wer prüft den Inhalt und wer sorgt für die unveränderte Aufbewahrung? Ein neues Dateiformat ersetzt keinen funktionierenden Rechnungsprozess.

Quellen: [1] Wolters Kluwer: E-Rechnung – FAQ [2] FeRD: ZUGFeRD/Factur-X

Welche Frist gilt für Ihren Umsatz?

Die folgende Übersicht bezieht sich auf Umsätze, die von der deutschen inländischen B2B-Pflicht erfasst sind. Die Umsatzgrenze ist keine allgemeine Befreiung und darf nicht mit einer Aussage über Privatkunden oder öffentliche Auftraggeber verwechselt werden.

Zeitraum	Ausstellung
2025–2026	Allgemeine Übergangsregel: Papier; andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers.
2027	Übergang für Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz; besondere EDI-Übergangsregel bis Jahresende.
Ab 2028	Strukturierte E-Rechnung für erfasste Umsätze; gesetzliche Ausnahmen gelten weiterhin.

Quellen: [1] Wolters Kluwer: E-Rechnung – FAQ [3] KPMG: BMF-Regelungen zur E-Rechnung, Oktober 2026

Warum „alle Rechnungen“ zu pauschal ist

Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter diese inländische B2B-Pflicht. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze bestehen Ausnahmen. Die konkrete Behandlung sollte für Ihren Geschäftsvorfall geprüft werden.

Bei öffentlichen Auftraggebern sind zusätzlich deren Einreichungswege und Vorgaben maßgeblich. Ein B2B-Leitfaden beantwortet daher nicht automatisch die Frage, welches Portal oder welche Referenz eine Behörde verlangt.

Grenzüberschreitende Umsätze dürfen ebenfalls nicht allein anhand dieser Tabelle beurteilt werden. Prüfen Sie das Land, den Empfänger und die dort geltenden Melde- beziehungsweise Übermittlungsanforderungen getrennt.

Quellen: [1] Wolters Kluwer: E-Rechnung – FAQ [2] FeRD: ZUGFeRD/Factur-X

Eine Vorbereitung, die mehr als ein Test-PDF umfasst

Beginnen Sie mit einem typischen realen Geschäftsvorfall und führen Sie ihn vom Eingang der Stammdaten bis zur Buchhaltung durch. Prüfen Sie auch eine fehlerhafte Rechnung: Ein sinnvoller Prozess braucht eine Rückmeldung an den Aussteller, nicht nur einen grünen Status.

Vorjahresumsatz und betroffene Geschäftsvorfälle mit der Buchhaltung einordnen.
Mit wichtigen Kunden das Format und den Übermittlungsweg vereinbaren.
Rechnungsnummern, Anschriften, Steuerangaben und Leistungsbeschreibungen bereinigen.
XML, sichtbaren Inhalt und Rechensummen gemeinsam kontrollieren.
Originaldatei und strukturierte Daten im bestehenden Aufbewahrungsprozess erhalten.

Technisch bestanden heißt nicht steuerlich abschließend geprüft

Eine technische Prüfung kann fehlende Angaben und widersprüchliche Summen sichtbar machen. Sie entscheidet aber nicht, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder der verwendete Steuersatz richtig ist. Die 2026 veröffentlichten Klarstellungen betonen außerdem die Qualität der strukturierten Leistungsbeschreibung.

Rechnungswerk prüft aktuell eine Auswahl von CII-Pflichtfeldern und Rechenregeln. Das ist ein erster Kontrollschritt, keine vollständige Schematron-Prüfung, keine PDF/A-Zertifizierung und keine Steuerberatung. Für den produktiven Austausch sollten zusätzliche Formatprüfungen und die Anforderungen des Empfängers berücksichtigt werden.

Quellen: [3] KPMG: BMF-Regelungen zur E-Rechnung, Oktober 2026

Häufige Fragen

Muss ich 2026 schon E-Rechnungen empfangen?

Grundsätzlich ja, wenn Sie als inländisches Unternehmen erfasst sind. Die Übergangsfristen für die Ausstellung verschieben diese Empfangsanforderung nicht.

Ist die 800.000-Euro-Grenze inklusive?

Ja. Die verlängerte Übergangsregel erfasst einen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Oberhalb dieser Grenze endet die allgemeine Übergangsfrist Ende 2026.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?

Eine reine PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Während der jeweils anwendbaren Übergangsfrist kann sie als anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers zulässig sein.

Quellen & Einordnung

Quellen zuletzt geprüft am 12. November 2026. Allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Empfängervorgaben und vollständige Formatprüfungen bleiben maßgeblich.

Nächster Schritt

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