ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X: Welches Format passt zu Ihrem Empfänger?

Kurzantwort

ZUGFeRD und Factur-X verbinden eine lesbare PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten CII-XML. XRechnung ist ein strukturierter Rechnungsdatensatz ohne verpflichtendes PDF-Sichtdokument. Entscheidend sind das richtige Profil und die Vorgaben des Empfängers – nicht allein die Dateiendung.

ZUGFeRD und Factur-X: zwei Ansichten derselben Rechnung

Bei einer hybriden Rechnung sieht ein Mensch das PDF, während eine Buchhaltungssoftware die XML verarbeitet. Diese Kombination ist praktisch für Geschäftspartner, die zwar eine lesbare Rechnung wünschen, aber bereits strukturiert buchen können.

FeRD entwickelt ZUGFeRD gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE. Die aufeinander abgestimmten ZUGFeRD- und Factur-X-Versionen verwenden dasselbe hybride Konzept. Achten Sie im Austausch trotzdem auf die konkrete Version und das Profil, statt aus dem Markennamen eine uneingeschränkte Kompatibilität abzuleiten.

Der sichtbare Inhalt und die eingebetteten Daten müssen dieselbe Rechnung beschreiben. Ein PDF über 1.000 Euro und eine XML über 900 Euro sind nicht zwei gleichwertige Darstellungen. Solche Abweichungen entstehen besonders leicht, wenn vorhandene PDFs nachträglich mit manuell erfassten Daten ergänzt werden.

Quellen: [1] FeRD: Aufbau des hybriden Formats [2] FeRD: Profile und Factur-X

Der Unterschied im Arbeitsalltag

Vergleichen Sie nicht nur die Lesbarkeit. Entscheidend ist, ob das Zielsystem die jeweilige Syntax und das Profil unterstützt. Rechnungswerk erzeugt CII-XML; es ist derzeit kein XRechnung-Generator und bietet keine UBL-Prüfung.

Kriterium	ZUGFeRD / Factur-X	XRechnung
Sichtdokument	PDF/A-3 mit eingebetteter XML	Kein verpflichtendes PDF-Sichtdokument
Struktur	CII-XML im PDF	Strukturierter XML-Datensatz
Auswahl	Version und Profil beachten	Empfängerregeln und Einreichungsweg beachten
Rechnungswerk	CII erzeugen, einbetten und teilweise prüfen	Keine vollständige XRechnung-Erstellung oder -Validierung

Quellen: [1] FeRD: Aufbau des hybriden Formats [3] Wolters Kluwer: XRechnung und zugelassene Formate

Warum das Profil wichtiger ist als „XML enthalten“

Die ZUGFeRD-Profile enthalten unterschiedliche Mengen strukturierter Informationen. Das Vorhandensein einer XML-Datei allein beweist deshalb nicht, dass die Rechnung die benötigten Anforderungen erfüllt.

FeRD nennt BASIC, EN 16931 und EXTENDED als für die deutsche E-Rechnung relevante Profile. MINIMUM und BASIC WL sollten nicht mit einer vollständig strukturierten EN-16931-Rechnung gleichgesetzt werden. Prüfen Sie also die Profilkennung und die tatsächlichen Daten, nicht nur den Namen des Anhangs.

Rechnungswerk verwendet im aktuellen Generator eine CII-Spezifikationskennung für EN 16931. Eine solche Kennung erklärt das beabsichtigte Profil, ersetzt aber weder die vollständige Regelprüfung noch die Kontrolle des PDF/A-Containers.

Quellen: [2] FeRD: Profile und Factur-X

Drei Fragen vor der Formatwahl

Erstens: Welches Format akzeptiert der Empfänger ausdrücklich? Fragen Sie nach Syntax, Version und Profil. Zweitens: Wohin soll die Rechnung übermittelt werden? Ein Portal kann zusätzliche Pflichtfelder oder Referenzen verlangen. Drittens: Welches Format kann Ihre Buchhaltung ohne manuelles Nacharbeiten verarbeiten?

Für einen privaten Geschäftspartner kann ein hybrides PDF die Abstimmung erleichtern. Bei Behörden oder Plattformen sollte dagegen die dokumentierte Annahmespezifikation den Ausschlag geben. Versenden Sie vor der Umstellung eine abgestimmte Testrechnung und lassen Sie die Verarbeitung bestätigen.

Annahmeformat schriftlich klären.
Einreichungsweg und Referenzen erfragen.
Formatprüfung und inhaltliche Kontrolle trennen.
Eine Testrechnung im Zielsystem verarbeiten lassen.

Ein europäischer Standard ist keine universelle Versandfreigabe

EN 16931 schafft eine gemeinsame Grundlage für Rechnungsdaten. Nationale Anforderungen, Plattformen und Übermittlungswege können sich dennoch unterscheiden. Aus einer technisch passenden Factur-X-Datei folgt deshalb nicht automatisch, dass jeder europäische Empfänger sie auf jedem Weg akzeptiert.

Behandeln Sie das Format als einen Teil des gesamten Prozesses. Empfang, Validierung, Freigabe und Aufbewahrung gehören ebenso dazu. Eine klare Vereinbarung mit dem Geschäftspartner verhindert mehr Fehler als die Suche nach einer vermeintlich überall gültigen Dateiendung.

Quellen: [4] VeR: Europäische und nationale Anforderungen

Häufige Fragen

Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?

Die harmonisierten Versionen sind technisch aufeinander abgestimmt. Beide kombinieren PDF/A-3 und CII-XML. Für die Kompatibilität müssen Version und Profil zusammenpassen.

Kann ich eine ZUGFeRD-Datei einfach in XRechnung umbenennen?

Nein. Ein Dateiname ändert weder die Syntax noch Pflichtfelder oder Empfängerregeln. Eine echte Umwandlung muss die strukturierten Daten auf die Zielanforderungen abbilden.

Akzeptiert jede Behörde ZUGFeRD?

Das sollte nicht vorausgesetzt werden. Maßgeblich sind die Format- und Einreichungsvorgaben der jeweiligen Behörde beziehungsweise Plattform.

Quellen & Einordnung

Quellen zuletzt geprüft am 12. November 2026. Allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Empfängervorgaben und vollständige Formatprüfungen bleiben maßgeblich.

Nächster Schritt

CII-Rechnung erstellen