PDF in ZUGFeRD umwandeln: Die Checkliste zwischen Einbetten und echter Prüfung

Schritt 1: Ist das PDF wirklich Ihre Ausgangsrechnung?

Öffnen Sie zuerst das PDF und prüfen Sie, ob es die freigegebene Fassung ist. Nachträgliche Änderungen an Anschrift, Positionen oder Rechnungsnummer müssen auch in den strukturierten Daten abgebildet werden. Ein abweichender XML-Anhang kann sonst eine andere Rechnung beschreiben als das sichtbare Dokument.

Rechnungswerk liest derzeit keine Rechnungsfelder automatisch aus dem hochgeladenen PDF. Es gibt in diesem Ablauf keine OCR-Erkennung. Die im Formular angezeigten Beispieldaten müssen durch die tatsächlichen Werte Ihrer Rechnung ersetzt werden. Gerade beim ersten Test ist dieser Schritt wichtiger als der Download selbst.

Quellen: [1] FeRD: PDF/A-3, CII und Inhaltsgleichheit

Schritt 2: Sichtbare Werte und XML-Felder abgleichen

Gehen Sie die Rechnung nicht nur von oben nach unten durch, sondern vergleichen Sie gezielt die geschäftlich entscheidenden Felder. Zahlen sollten als Zahlen übernommen werden; beschreibende Texte sollten die Leistung nachvollziehbar bezeichnen. Ein allgemeiner Text wie „Dienstleistung“ kann für den konkreten Geschäftsvorfall zu ungenau sein.

Besondere Fälle wie Steuerbefreiungen, Gutschriften, Rabatte oder Anzahlungen benötigen passende Strukturen und Begründungen. Ein einfacher Standardsatz oder die bloße Auswahl von 0 Prozent bildet diese Fälle nicht automatisch richtig ab. Klären Sie solche Rechnungen mit der Buchhaltung und verwenden Sie eine dafür geeignete Lösung.

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Zahlungsziel vergleichen.
• Verkäufer, Käufer und Anschriften vollständig übernehmen.
• Steuerangaben und tatsächliche Leistungsbeschreibung kontrollieren.
• Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuer pro Position abgleichen.
• Netto, Steueraufschlüsselung, Brutto und Zahlbetrag nachrechnen.

Quellen: [2] BDO: Strukturierte Leistungsbeschreibungen und Validierungsfehler

Ein Summenbeispiel für den manuellen Gegencheck

Angenommen, Sie berechnen zwei Stunden zu je 100 Euro netto mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Der Positionsnettobetrag ist 200 Euro, die Steuer 38 Euro und der Gesamtbetrag 238 Euro. Diese Werte müssen in der Ansicht, den Positionsdaten und den Dokumentensummen konsistent sein.

Bei mehreren Steuersätzen reicht eine einzige Gesamtsteuerzahl nicht aus. Die Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge müssen passend aufgeschlüsselt werden. Prüfen Sie Rundungsunterschiede bewusst, statt die XML-Summe nachträglich an einen sichtbaren Wert anzupassen.

Dieses Rechenbeispiel ist eine Illustration und keine Aussage darüber, welcher Steuersatz für Ihre Leistung gilt. Die technische Konsistenz und die steuerliche Einordnung sind getrennte Prüfaufgaben.

Schritt 3: XML einbetten – und PDF/A nicht nur behaupten

ZUGFeRD verwendet ein PDF/A-3-Sichtdokument mit eingebetteter CII-XML. Metadaten müssen das eingebettete Rechnungsdokument passend beschreiben. Der Container ist daher mehr als eine normale PDF mit beliebigem Anhang.

Der aktuelle Rechnungswerk-Konverter ergänzt das PDF um XML und Metadaten. Er wandelt ein beliebiges hochgeladenes PDF nicht zuverlässig in einen vollständig validierten PDF/A-3-Container um. Auch das Setzen einer PDF/A-Kennung ist kein Nachweis einer erfolgreichen PDF/A-Prüfung.

Kontrollieren Sie vor dem produktiven Versand deshalb sowohl die XML mit aktuellen Prüfartefakten als auch den PDF/A-Container mit einem geeigneten unabhängigen Werkzeug. Lassen Sie anschließend die Annahme durch das Zielsystem bestätigen.

Quellen: [1] FeRD: PDF/A-3, CII und Inhaltsgleichheit[3] FeRD: ZUGFeRD 2.5 und aktualisierte Prüfartefakte

Schritt 4: Was ein grünes Prüfergebnis nicht beweist

Rechnungswerk kann die eingebettete CII-XML extrahieren und ausgewählte Pflichtfelder sowie Summenregeln prüfen. Es führt derzeit keine vollständige XSD- und Schematron-Validierung aller EN-16931-Regeln aus. Ebenso wenig bestätigt es eine Empfängerfreigabe oder die steuerliche Richtigkeit.

Aktuelle Regelwerke entwickeln sich weiter. FeRD weist beim Informationspaket ZUGFeRD 2.5 beispielsweise auf die CII-Regel R74 zu leeren XML-Elementen hin. Eine Prüfung mit wenigen eigenen Regeln kann solche vollständigen Artefakte nicht ersetzen.

Verwenden Sie die erste Prüfung als Fehlersuche: korrigieren, erneut erzeugen, extern vollständig prüfen und erst dann versenden. Bewahren Sie die versendete Originaldatei auf. Rechnungswerk verarbeitet die Rechnungsdateien im Browser und ist kein Rechnungsarchiv oder Versanddienst.

Quellen: [3] FeRD: ZUGFeRD 2.5 und aktualisierte Prüfartefakte

Häufige Fragen

Quellen & Einordnung

1. [1] FeRD: PDF/A-3, CII und Inhaltsgleichheit
2. [2] BDO: Strukturierte Leistungsbeschreibungen und Validierungsfehler
3. [3] FeRD: ZUGFeRD 2.5 und aktualisierte Prüfartefakte

Quellen zuletzt geprüft am 12. November 2026. Allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Empfängervorgaben und vollständige Formatprüfungen bleiben maßgeblich.